La Central de Abastecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud de Chile (CENABAST) es una institución pública, descentralizada y autónoma, que depende del Ministerio de Salud
Su función principal es la de capturar y consolidar la demanda de sus clientes, principalmente de la Red Pública de Salud, para el abastecimiento de medicamentos, alimentos, dispositivos e insumos de uso médico. Para ese abastecimiento, genera procesos de compras, siendo el principal, las licitaciones a través de Mercado Público.
En 2014 CENABAST avanzó hacia una logística que maximiza los recursos y las capacidades, por un lado, de la propia Institución que se enfoca en las grandes compras y la relación con los establecimientos de salud, mientras que por otro lado, el almacenamiento y la posterior distribución, se realiza principalmente a través de operadores logísticos. Todo siempre coordinado y supervigilado por la Central, que factura la comisión, en tanto el proveedor factura el producto directamente a los clientes.
Dada la gran cantidad de información y procesos que a diario realiza la Central, impulsaron fuertemente la usabilidad del sistema de gestión y planificación al reconocer a SAP como sistema único y de uso masivo, vinculando los distintos departamentos operativos de CENABAST.
Novis fue la empresa que se adjudicó el proyecto para adecuar el sistema SAP a esta nueva forma de operar y disponibilizar la información del proceso de abastecimiento, tanto para clientes como para proveedores.
Matías Ruiz, Jefe de Proyecto por parte de Novis, indica: “Nuestra propuesta para el proyecto Desarrollo e implementación de una solución tecnológica para soportar el sistema de distribución directa de Cenabast implicó el rediseño en el ERP SAP de los siguientes procesos:
- Captura demanda del cliente.
- Ajustes al proceso de planificación de compras..
- Distribución directa proveedor (en SAP y en web).
- Distribución directa operador logístico (en SAP y en web)
- Habilitar web para carga de compromisos de distribución (ICM)
- Gestión de documentos asociada al proceso de distribución (DMS)
El proyecto fue realizado utilizando la metodología de gestión de proyectos desarrollada en Novis y certificada por SAP (SAP Partner Quality Program), con reuniones semanales y oportunos informes para solucionar los problemas que pudieran retrasar el proyecto”.
Una planificación y puesta en marcha que para Mauricio Flores Belmar, Jefe del Departamento Desarrollo Institucional de CENABAST, significó “El proyecto era muy desafiante porque teníamos sólo tres meses para sacarlo adelante y considerando que habían multas sustantivas por atrasos, le solicitamos a Novis que, para llegar a buen término trabajáramos muy integrados, como un solo equipo. Se formó una buena relación y se cumplieron los plazos que necesitábamos”.
Agregó que fue una experiencia provechosa, que cambió la percepción de esta organización respecto de SAP, porque entregamos resultado concretos. “Logramos que los usuarios, que estaban muy reticentes, se involucraran y percibieran el nuevo sistema como un aporte”.
Daniella González, jefe del proyecto por parte de Cenabast, señaló: “Nos gusta la forma de trabajo metódica y estructurada de Novis. Gracias a ella los entregables fueron de buena calidad y tuvimos pocas iteraciones para aprobarlos, lo que ayudó a que el proyecto saliera en el tiempo requerido. Los consultores hicieron un buen aporte sugiriendo formas de implementar los procesos”.
Una de las key user del proyecto, Gisela Castro, nos contó que “este fue el primer proyecto SAP en el que participo y fue un agrado, porque los consultores nos entendían y vimos resultados pronto. Estamos aún en el proceso de evangelizar, motivando y enseñando a los usuarios. La recepción ha sido muy positiva, en especial, cuando sustituyen el trabajo manual por el sistema, con el beneficio de la eficiencia y el ahorro que significa utilizarlo”.
El alcance actual de SAP en Cenabast es el siguiente:
Cenabast transó en 2013 cerca de 240.000 millones de pesos, y se proyecta para 2015 llegar a 380.000 millones de pesos. Además su canasta de productos aumentó de 500 productos en 2013 a más de 1.500 este año. Incremento que va en beneficio de sus más de 500 clientes: establecimientos de salud que al gestionar sus compras de productos farmacéuticos e insumos, con la Institución, pueden alcanzar ahorros de hasta un 35%. Todo en directo beneficio de la población de la Red Pública de Salud.
Cenabast estima que para el año 2016 habrá incrementado sustantivamente su participación en el mercado y será reconocida como una institución con enfoques y prácticas similares a la de instituciones equivalentes en países de la OCDE. Estará focalizada en el desarrollo altamente profesional y moderno de sus competencias centrales, articulando de un modo públicamente beneficioso, servicios de alta eficiencia.
Más información sobre proyectos de implementación de soluciones SAP en informacion@novis.mx