En Oxiquim, una de las mayores empresas del negocio químico integral en Chile, hasta el año pasado, el flujo de las facturas electrónicas y de los documentos contables se hacía vía correo electrónico, lo cual implicaba que gran parte del trabajo que tenían que hacer los asistentes contables era digitarlas en SAP, dejando de lado los aspectos de gestión más propios de su función. Por otro lado, si la factura venía en papel cualquier persona dentro de la empresa podía comprar y recepcionar una factura, la cual era enviada al área de contabilidad para su digitación y tramitación, sin que el personal de contabilidad tuviera claro quién había solicitado el ítem y quién lo había recibido.
Para solucionar esto, Oxiquim, que es nuestro cliente desde el 2008, nos solicitó desarrollar e implementar un sistema de recepción automática de documentos tributarios electrónicos (DTE), que incluye un monitor de facturas electrónicas en SAP, el cual permite asignar responsables y monitorear su estatus, generando avisos de excepción, por ejemplo, para los pedidos no recepcionados.
Claudio Arcos, de Gestión T&I de Oxiquim indica “Gracias al sistema de recepción automática de DTE y al monitor de facturas electrónicas mejoramos el servicio a los usuarios del sistema y a nuestros más de 2.000 proveedores activos. Contamos con una muy buena asesoría por parte de Novis. El consultor responsable fue muy claro en sus ideas y nos entregó muy buenos feedback, tenemos un historial debido a requerimientos anteriores y lo que es muy importante, conoce el funcionamiento y cultura de la empresa. Logramos un muy buen equilibrio entre las soluciones que él nos entregaba y lo que nosotros necesitábamos.”
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