Empresas Taylor nació en 1965 como una agencia portuaria con operaciones en Valparaíso. Actualmente es un moderno holding de servicios logísticos con presencia en Chile, Perú y Ecuador, especializado en tres áreas: marítima (Ian Taylor & Company), logística (TransMartay, Taylor Logistics) y corretaje (Ian Taylor Bunkers y Southern Cross).
La empresa incorporó SAP en Chile el año 2010, quedando muy satisfechos con los beneficios obtenidos: una mayor calidad de la información y la opción de gestionar de mejor manera el negocio. Dada esa experiencia, a mediados del 2013 inició un nuevo proyecto con tres metas:
- Extender el uso de SAP a sus empresas en Perú, buscando replicar los beneficios obtenidos en Chile, para lo cual se hizo un roll out (*).
- Incorporar IFRS de manera corporativa.
- Obtener una mayor visibilidad de la información y aumentar la velocidad de consolidación de la información financiera del grupo.
Mabel Ramírez, contador general de Perú y usuaria funcional líder del proyecto en su país, señala: “El roll out duró siete meses, un tiempo bastante más corto del usual para este tipo de implementaciones, por lo mismo se requirió de un esfuerzo muy importante de parte de todos los involucrados para que todo saliera a tiempo y en óptimas condiciones. Luego siguió una etapa para ajustarlo a las particularidades de la legislación peruana”.
“Tuvimos una buena experiencia con este proyecto. Consultores de Novis viajaron a Perú y se quedaron varias semanas. Su expertise nos ayudó a revisar y probar las transacciones y procesos adecuadamente, dentro de las fechas pactadas”, asegura. “De hecho, la salida en productivo no paralizó la empresa, que siguió atendiendo público, y aun cuando el primer mes las cosas resultaron más complejas, el sistema funcionó muy bien”.
Evaluando el proyecto completo y su resultado, Philipp von Meyenn, Chief Financial Officer de Taylor Group of Companies, señala: “Si bien el proyecto tomó más de lo presupuestado, no aumentaron los costos directos del proyecto, y quedamos muy satisfechos respecto de la calidad de la implementación.
En cuanto al proyecto de Perú, la profundidad y transparencia de la información que entrega el ERP nos permitió detectar anomalías y depurar de mejor manera la información. Además adoptamos las mejores prácticas provistas por SAP.
Respecto a IFRS, se logró auditar la empresa bajo las nuevas normas. La configuración del sistema ha permitido hacer más fácil la elaboración de los informes, ya que incorpora funcionalidades como la descomposición de activos, selección de moneda funcional e incorporación de segmentos.
A nivel de la casa matriz, ahora contamos con una visión integrada del negocio en ambos países.
El principal beneficio ha sido homologar sistemas y cuentas contables, lo que nos permite acelerar los procesos de consolidación yobtener un día antes los Estados Financieros. Es además un paso previo a otra mejora que esperamos hacer a futuro, consolidar por sistema (100% automatizado), lo que nos ahorrará 3 días más.
Hemos obtenido beneficios inmediatos con la incorporación de procesos de control como la conciliación bancariaautomática, la obtención directa de informes de cobranza, además del ingreso y control de los créditos en SAP. También contamos ahora con procesos de cierre más acuciosos y amigables que facilitan su posterior revisión por parte de las unidades operativas.
Nuestro desafío futuro es sistematizar los procesos de la empresa en SAP y hacer gestión sobre la información que se obtiene, sacando así más partido de la inversión en el ERP.
(*) Definición de roll out: Es un tipo de puesta en funcionamiento que se usa cuando se ha realizado una implementación y se desea replicar en otra empresa del mismo holding en otro país. En la segunda empresa se aplicará la misma configuración de procesos generales, sin las localizaciones.
Se trata de una solución que permite manejar una plataforma homogénea e integrada desde distintas partes del mundo, permitiendo estandarizar los procesos, centralizar el mantenimiento de los sistemas de información y, por supuesto, optimizar los costos.
Más información de los servicios Novis en informacion@novis.com.mx